人を動かす〜企業アポイントの依頼〜
IT企業の業務部に勤める高山部長は55歳になり、第二の人生を考え始めていました。彼は数年後に独立することを前提に、企業コンサルタントの資格を取得しました。
しかし、いきなり独立するのは不安があります。何かしら経験を積んだうえで、独立するのが彼の理想でした。そこで、試験的に何度かコンサルティングを実施しようと考えました。しかし、普段の業務では社内の人間としか関わりがないため、どのようにしてコンサルティング先を見つければ良いか、全く見当がつかずにいました。
そのような折、高山部長はマーケティング部の若手社員である長野くんが、すでに企業コンサルタントの資格を持っているという情報を掴みました。これはチャンスだと感じた高山部長は、長野くんを食事に誘いました。コンサルティングを実践するための、ヒントになる情報を引き出そうとしたのです。
いざ、食事をしながら長野くんの話を聞くと、彼は5年前に資格を取得しておりましたが、コンサルティング活動は特にしていませんでした。長野くんはまだ30歳であり、独立に向けた準備はもっと先のことだと考えているようです。
2時間話した結果、長野くんからは資格の維持や更新の方法については有効な情報を聞けたものの、企業にコンサルティングを実践するという真の目的についての情報は得られませんでした。
高山部長は焦っていました。「若い長野くんはゆっくり構えていてもいいが、もう55歳である私は、グズグズしていると定年を迎えてしまう。第二の人生のスタートダッシュに失敗してしまう」そう感じていました。
そこで高山部長は、次のように切り出しました。
高山部長「今日は様々な情報交換ができましたね。またぜひこのような機会を持ちましょう。でも実際に企業に出向いて、コンサルティングをしたいなぁ。長野くんが営業している取引先で、コンサルティングさせてくれるところはない？」
長野くん「えっ…まぁ、相談できそうな取引先の社長はいますが…」
高山部長「よし、じゃあ次回はその企業にコンサルティングをしてみようよ」
長野くん「えっ、えぇと…」
高山部長「な、頼むよ。アポイントの調整よろしく！」
長野「はぁ、わかりました…」
（何だか、いきなり面倒な仕事を押し付けられてしまったなぁ…コンサルティングするのは嫌では無いけど、自分がしたいからって強引に話を進めてきて、高山部長は何もしないなんて何か腑に落ちないなぁ…）
☆人を動かす～企業アポイントの依頼～
早く経験を積みたい高山部長の必死さはわかりますが、ちょっと強引だったのかも知れません。
もし、相手にもそうしたいと思ってもらうことができたら、もっと長野くんも前向きに幹事を引き受ける気になったのではないでしょうか。ポイントは質問をすることです。
高山部長「今日は様々な話を聞かせてもらって勉強になりました。ありがとう」
長野くん「とんでもありません。こちらこそお誘いいただき、ありがとうございました。」
高山部長「私は2～3年のうちに企業コンサルタントとして独立するつもりでいるのだが、長野くんはどう考えているの？」
長野くん「そうですね。私もいずれは独立できたらいいなぁと思いますが、まだあまり具体的に考えたことは無いですね」
高山部長「そうか。いずれは独立したいと考えているんだね。もし独立するなら、いきなり独立するのはリスクがあるだろうから、事前に試験的に実践を重ねるのがいいかな？」
長野くん「そうでしょうねぇ。いきなり独立して、仕事が取れなかったら怖いですからね」
高山部長「やはりそうだよね。事前に経験を積んでおくことは大事だよね。せっかく資格も取ったのだし、いずれ独立を考えているのなら、長野くんも今から少しずつでもスキルを磨いておいても損にはならないのじゃないかな？」
長野くん「おっしゃる通りですね。とくに今まで何もしてこなかったですが、何か経験しておくに越したことはありません」
高山部長「そうだよね。せっかく習得したスキルも使わないと錆びついてしまうしね。スキルアップのためには、どんな活動をするのが効果的かなぁ？」
長野くん「んー、やはり企業に訪問して、実際にアドバイスをしてみることでしょうね」
高山部長「なるほど、いいねそれ！我々でもアドバイスできるかな？」
長野くん「私はマーケティングの経験がありますから、コンサルティング先の競合相手や市場分析をして、コンサルティング先にとって有効なマーケティング戦略などを提言できるかもしれないですね」
高山部長「なるほど、それはできそうだね。他にもあるだろうか？」
長野くん「そうですね。高山部長は会計業務をされていますから、コンサルティング先の財務諸表を見て、数値の悪い経営指標を見つけることはできるんじゃないでしょうか」
高山部長「たしかに。それもできそうだ」
長野くん「あとは、社長にヒアリングしたり、ホームページをチェックしたり、現場を視察したりして…」
高山部長「うんうん」
長野くん「会社の方向性とホームページのデザインが一致していないとか、売れ筋商品が、店舗で目立つところに配置されていないとか、何かしら改善点を見つけられるかも知れないですね」
高山部長「そうだね。社長も気づいてない問題点に、我々が第三者の視点で見ることで気付けるかもしれないね」
長野くん「そしたら社長と一緒に解決策を考えたりして…面白そうですね！」
高山部長「我々でも何かしら役に立てそうだな。そうなると、あとは実際にコンサルティングする企業だが、それはどうやって見つけるとよいのだろうか？」
長野くん「そうですねぇ…私の取引先で懇意にしている社長が何人かいますので相談してみますよ」
高山部長「おぉ、そうか！それはありがたい」
長野くん「いえいえ、私もスキルを磨きたいですし。いやぁ、実践するのが楽しみですね！」
～使用した原則～
その考えを自分の考えだと思わせる
命令をせずに、質問をする
人を動かす商談〜システムの営業〜
Mouse乳業の中森さんは、経費申請業務を自動化するため、システムの導入を検討していました。
導入の候補となっているシステム会社の営業担当者から、システムの説明を聞いた時の話です。
営業担当者「……以上がシステムの説明となります。何かご質問はありますか？」
中森さん「過去に発生した経費の推移を表にす…」
営業担当者「それはできないですね。ボタンを押せば経費の推移がグラフになるというような機能はありません」
中森さん（まだ話してるのに……それに、グラフにして欲しいなんて言ってないだろう）
「でも、データはシステムに入ってるのですから、それを抽出すれ…」
営業担当者「それはできます。ただしこのように明細一つ一つが並んで表示されるのですよ」
中森さん「なるほど。明細の種類ごとに合算す…」
営業担当者「それもできないですね。全ての明細が一つずつ表示されるので、あとはそれを二次加工する必要があります」
中森さん「……」
（なんかフラストレーションが溜まるな…）
☆mimuraの提案☆
この営業担当者は注文を取りたかったのですが、焦りすぎたようです。自社製品の説明をする前に、相手の求めているものを把握してはどうでしょうか。
仮に相手の求めているものを提供できなくても、話をしっかり聞くことで相手のフラストレーションを減少させることができるでしょう。
営業担当者「…以上がシステムの説明となります。何かご質問はありますか？」
中森さん「過去に発生した経費の推移を表にすことはできますか？」
営業担当者「表の作成ですね。例えばどのような表を作成されたいのでしょうか」
中森さん「明細ごとの合計額を一覧にしたいのです。交通費がいくら、消耗品がいくら、というような表です」
営業担当者「かしこまりました。あいにくこのシステムでは、このようにひと明細ずつの抽出となります。お役に立てず申し訳ありません」
中森さん「そうですか。自動ではできなくても、抽出した後に二次加工すれば表を作成できますね。わかりました」
〜使用した原則〜
良い聞き手になる。相手に自分のことを話させる。
人を動かす依頼〜よく席を外す事務員〜
ドリーム証券に勤める高橋さんは、資料作成をお願いしようと、事務員の関口さんのデスクに目をやりました。ところが彼女は席にいません。
「またか…」
高橋さんのアシスタントである関口さんは、他の事務員と比較して、席を外すことが多いです。それは仕事をサボっているからだと、かねてから高橋さんは感じていました。
数分後、席に戻った関口さんに、少しイライラしながら高橋さんは資料作成を依頼しました。
「関口さん、この数値をエクセルのここに入力してください。その後、となりの列に入力された計算式をコピーして貼り付けてくださいね」
関口さんはうつむきがちに
「わかりました」
とだけ答えて、作業に取りかかりました。
☆mimuraの提案☆
高橋さんがイライラする気持ちはわかりますが、なぜ関口さんは頻繁に席を外すのでしょうか。関口さんに、熱心に仕事に取り組んでもらいたいなら、その原因を考える必要がありそうです。
実は、関口さんは、やる気がないわけではないのですが、仕事にやりがいを感じていないのでした。何のためかもわからない作業を黙々とこなすのを辛いと感じ、息抜きのために席を外していたのです。
関口さんのやる気を高めるために、仕事の意義を伝えるのはいかがでしょうか。
高橋さん「関口さん、営業担当の成績を分析する資料の作成をお願いできますか。ここに各営業担当の顧客訪問回数と契約件数があります。これをもとに、一件契約を取るのに必要な訪問回数を算出します。回数が少ないのと多いのとではどちらがいいかわかりますか？」
関口さん「小さい方ですか？」
高橋さん「そうです。少ない訪問回数でたくさん開拓している人は生産性が高いですからね。彼らの営業ノウハウを取材して、他のメンバーに共有しようと考えているのですよ。そして全体の営業力の底上げにつなげたいのです」
関口さん「それは大切な取り組みですね」
高橋さん「そうなのです。ぜひよろしくお願いします。資料作成方法は、この数値を…
〜使用した原則〜
重要感を与える
人を動かすファシリテーション〜メンバーの提案内容がイマイチだったとき〜
会社で、働き方改革の実現を任命されている里中さん。電子ファイルの名称に統一ルールがなく、バラバラな名前で保存されていることが、検索性を下げていると感じていました。
そこで、名称の統一ルールを作り、今後はそれに従って名前をつけること。また、既に保存されている電子ファイルについては、作成した本人がルールに従って名前を変更するように周知しました。全てを変更すると数が多いため、過去3年に作成された電子ファイルだけを変更するとことと決めました。
このとき、里中さんは、名称変更すべき電子ファイルと、作成者をリストにし、それをメンバー全員に一斉配信したのです。誰がどのファイルを変更するのかがわかれば便利だろうという親切心からでした。
しかし、その一覧の中に、山田部長が知られたくないファイルがありました。それは、山田部長がある部下を引き抜くために面談した際の記録でした。
リストにその電子ファイルが掲載されているのを見つけた山田部長は激怒して里中さんを怒鳴りつけました。
「里中っ！ 何をしてくれたんだ！ 人に知られたくない資料があるだろっ！ 何でもかんでも公表すれば良いってものではないことくらい、わかるだろうがっ！雑な仕事をするんじゃねーよ！」
里中さんは、申し訳ないという気持ちになりましたが、それよりも、めちゃくちゃに怒られたことが腹立たしく、働き方改革に対する意欲が薄れてしまいました…
ーーーーーーーーーーーーーーーー
山田部長はどうしたかったのでしょうか？
ただ、自らの怒りをぶつけたかったのでしょうか？里中さんを怒ったところで、覆水は盆に帰りません。それよりも、里中さんにはイキイキと働き方改革に邁進して欲しいのではないでしょうか。
今後同じようなことを繰り返して欲しくないと願うなら、言い方を変えた方が良いでしょう。まず、相手が何故そんな言動を取ったのかを考えてみてはいかがでしょうか。
里中さんは、こう考えていました。
•名称を変更する対象のファイルや、担当者がわかった方が便利である。
•管理職の作成したファイルには、他の人がアクセスできない設定がされているので、オープンにしても問題ない。
•メンバー一人ずつに、個別の変更リストを作って知らせるのは手間がかかる。全員に一度に送る方が時間短縮になって良い。
里中さんは決して山田部長に嫌がらせをしたかった訳ではなく、むしろ良かれと思ってリストを公開したのです。
ただ、知られたくないファイルがあるということに考えが及ばなかったのです。また、リストの数が多いので、どんなファイルがあるのかを全てチェックしていなかったのです。
☆mimuraの提案☆
山田部長「里中さん、ファイルの名称を統一するというメールを確認しました。名称の変更は大変だけど、完了したら生産性向上につながりそうだね」
里中さん「はい、お手数ですが宜しくお願いします」
山田部長「ところで、あのリストには対象のファイルが全て記載されていたのですか？」
里中さん「はい。そうですが、何か問題がありましたか？」
山田部長「いや、実は極秘の面談記録まで公開されていてね、あの資料は他のメンバーに知られたく無かったなぁ…」
里中さん「あ、そうだったのですか。それは大変申し訳ありませんでした。そのような資料があるとまで考えが及びませんでした…」
山田部長「まぁ、起きてしまったことは仕方ない。今後、同じことが起こるのを防ぐためには、どんな方法が取れるだろうか？」
里中さん「全てのファイル名をチェックするのは時間がかかりますし…。そうですね、一人ずつメール配信するのはどうでしょうか？
一度にメールするより手間はかかりますが、極秘データが他のメンバーに知られる可能性は無くせます」
山田部長「なるほど。それなら大丈夫だね。今回の分は仕方ないが、次回からは頼むよ」
里中さん「はい、わかりました！」
〜使用した原則〜
批判、非難もしない。不平も言わない。
誠実に相手の視点からものを見る。
人を動かすファシリテーション〜相手の提案がイマイチな場合〜
サワダ木材の営業課長である堂上は、かねてより、自社が仕入先にどのように思われているのかを気にしていました。
というのも、サワダ木材の営業担当者たちは、仕入先にあれやこれやと要求するくせに、そのフォローや、相手へのお礼が不十分だと、堂上は感じていたのです。
このままでは、いずれ仕入先に愛想をつかされてしまうかもしれない。そうなればサワダ木材の業績にも影響します。
そこで堂上は、仕入先数十社にヒアリングを実施することにしました。仕入先の生の声を聞き、営業担当者の行動の改善につなげたかったのです。
これはとても重要なことだと思われました。しかし、数十社分のヒアリングを記録し、レポートにまとめるのは大変です。そこで、堂上は営業支援室のメンバーに、レポート作成を手伝ってもらいたいと考え、営業支援室の室長にお願いをしました。
しかし室長はこう言いました。
「何を言ってるんだっ。そんなのうちのメンバーにできるわけないだろう。レポートを書くというのはそれなりのスキルが必要なんだ。簡単に考えられては困る！」
いきなり真っ向から意見を否定された堂上。
(何だよ、会社を良くするためにやってるのに。ちょっとは協力してくれてもいいじゃないか…)
彼が落ち込んだのは言うまでもありません。
☆mimuraの提案☆
営業支援室の担当者にとって、レポート作成は難易度が高かったのかもしれません。しかし、頭ごなしに相手の意見を否定するのはどうでしょうか。
営業担当者たちの行動が改善されることは営業支援室の室長にとっても価値があるはずです。それなのに、相手のやる気を奪うのは得策ではありません。
相手のやる気を活かして、実現可能なアイデアを生み出せるように働きかけてはどうでしょうか？
室長「ヒアリングか、それは良いアイデアだな。私も仕入先の生の声を知りたいので、ぜひレポートを見せてくれないか」
堂上「はい！ぜひともお見せします」
室長「ところで、そのレポートにはどのくらいの完成度が求められるのかな？場合によっては、うちのメンバーでは難しいのではないかと思うのだが…」
堂上「そうですね、このような内容のレポートにしたいと考えています」
室長「これは少し厳しいかもしれないな。もっと簡単にできるだろうか？」
堂上「そうですね、例えば質問内容をこれとこれに絞るとどうでしょうか？」
室長「良いね、これなら彼らでもできそうだよ」
〜使用した原則〜
✔︎まずほめる
✔︎相手の意見に敬意を表する。決して真っ向から否定しない。
✔︎命令せず、問いかける
人を動かすビジネスメール〜メンバーがきちんと日報を入力しないとき〜
サンライズ・スタッフィングの長田係長は、働き方改革のために、メンバーに日報を細かく入力するように指示しました。
何の仕事にどれだけ時間がかかっているかを把握し、無駄な仕事の削減や、効率の悪い仕事のアウトソーシングをしたいと考えてのことでした。
一ヶ月後、長田係長がメンバーの入力したデータを確認したところ、ちゃんとデータを入力していないメンバーがいました。
頭にきた長田係長は、メンバー全員に次のようなメールを送ったのです。
「働き方改革のために、業務時間の集計をしているのに、ちゃんと時間の記録を行っていない者が数名いたため集計ができない。
目的を理解せずただやればいいと思ってるのか、そもそも仕事にやる気が無いのだろう」
☆mimuraの提案☆
長田係長は、メンバーにどうなって欲しいのでしょうか。
恐怖感を与え、怒られないためにデータを入力するのを求めていたのでしょうか。本当は、メンバー自らが働き方改革の実現を望み、積極的にデータを入力して欲しいのではないでしょうか。
あなたの考えを受け入れてもらうための原則の１つに"誠実に相手の視点からものを見る"があります。
データを入力するよう指示されたメンバーはどのように感じたでしょうか。
・そもそも働き方改革に意義を感じないのに、余計な業務を増やされた
・前にも同じようにデータを入力させられたけど、結局活かされなかった。今回もそうなるだろう
・データ入力するのはいいけど、入力用のアプリが使いづらいんだよな。逆に生産性が下がるよ
メンバーの気持ちがわかれば、どういうお願いの仕方をすれば良いかが見えてくるでしょう。
人を動かしたいのであれば、メンバーの不備を非難する前に、まず自分の行動を変えることを考えてみてはどうでしょうか。
やる気の無い人にやる気が無いと伝えたところで、何も事態は変わりません。むしろ更にモチベーションを下げることになってしまいます。
人を動かすブレスト〜他者のアイデアへの意見〜
ＡＢＣエンジニアリングでは、忘年会の幹事チームが、忘年会の出し物についてブレーンストーミングを行なっていました。
メンバーの1人である佐竹さんは積極的にアイデアを出しましたが、他のメンバーはあまりアイデアを出しません。それどころか、佐竹さんのアイデアは実現するのが難しいと却下しました。
佐竹さん「クイズ大会はどうでしょうか？ 社員にまつわるクイズを出せば盛り上がりそうですよね」
遠山さん「参加者が皆んなモチベーションが高いわけではないので、盛り上がらないと思いますよ」
佐竹さん(せっかく意見を出したのに…。自分はアイデアを出さないのに、他人の意見は否定はするんだな。できない理由じゃなくて、どうすればできるかを考えるべきでは無いのか？)
☆mimuraの提案☆
佐竹さんは新しい意見を出す気にならないかもしれませんね。
クイズ大会が本当に成功しないとしても、他の言い方をしてはどうでしょうか。
佐竹さん「クイズ大会はどうでしょうか？ 社員にまつわるクイズを出せば盛り上がりそうですよね」
遠山さん「クイズ大会はいいアイデアですね。
面白い問題を作れば盛り上がりそうですね。
ちょっと気になったことがあります。参加者のモチベーションがクイズ大会の成功のポイントだと思うのですが、残念ながらあまり高くないらしいのですよ」
使用した原則は、"まず褒める"、"相手の意見に敬意を表する。真っ向から相手を否定しない"です。
これなら佐竹さんも、参加者のモチベーションが低かっただけで、自分の意見が却下されたとは感じません。また別の意見を出してくれるのではないでしょうか。
